Manejo de la Poliza

Servicios en línea

Muchas de las cosas que usted necesita para manejar su póliza de Pinnacol las puede hacer ahora en línea, rápida y eficientemente.

Nosotros estamos agradecidos de que sea nuestro cliente y queremos que a usted le resulte fácil trabajar con nosotros, incluso el pago su cuenta. Por eso hemos desarrollado un menú con opciones flexibles de pago de primas.

Escoja la mejor fecha para pagar: Escoja el método de pago:

Pago anual — La prima se basa en una cifra aproximada de la nómina de su organización para el próximo año. A usted se le cobrará por la prima anual estimada, con 35 días de anticipación a la fecha de renovación de su póliza. Esta opción ofrece la comodidad de tener una cuenta menos que pagar y un aspecto del presupuesto menos para manejar durante el año.

Pago a plazos — Los asegurados que cumplan con los requisitos pueden escoger que se les cobre la prima anual a plazos. Se cobrará $5 por plazo, después de la facturación inicial. Esta opción le permite manejar mejor su flujo de efectivo.En este plan, usted puede también cambiar la fecha de su ciclo de facturación a una que le convenga más.

Pagos mensuales y trimestrales — Si su negocio sufre de cambios grandes en la nómina por temporada, usted puede cumplir los requisitos para pagar sus primas con base en la cantidad de la nómina del trimestre o el mes anterior. Esta opción le ayuda a conservar su flujo de efectivo a la vez que asegura una cobertura adecuada durante en el transcurso del año.

Transferencia electrónica de fondos (EFT, sigla de Electronic funds transfer).Pague su prima a través de la transferencia automática de fondos desde su cuenta de cheques o de ahorros. La transferencia automática de fondos puede hacerse llamando a nuestro servicio de atención al cliente al 303.361.4005 o al 1.800.873.7242.

Pagos con tarjeta de crédito — Pague con una tarjeta de crédito empresarial o personal llamando a nuestro servicio de atención al cliente de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.

Pagos por el correo regular — Si va a pagar por correo tenga en cuenta lo siguiente:

Envíe los pagos directamente a Wells Fargo Processing Center, c/o Pinnacol Assurance, Department 500, Denver, CO, 80281.

Escriba el número de su póliza en el cheque y no olvide incluir el cupón de pago.

Envíe su pago con la anticipación necesaria que incluya el tiempo de procesamiento en la oficina de correos y de entrega. En promedio, los pagos se acreditan a la cuenta el día después de que Wells Fargo los recibe.

Auditoría de primas

Cada asegurado de Pinnacol es auditado anualmente, pero esto no debe causarle preocupación ya que el proceso es bastante simple si usted está preparado. Las auditorías aseguran que usted no pague una prima mayor o menor que la que debe pagar, con base en los niveles actuales de su nómina (no en los aproximados). Las auditorías pueden incluso resultar en un reembolso para su negocio.

Qué debe esperarAdemás de comprobar la exactitud de los datos, los objetivos de nuestros auditores son ayudarle a entender:

  • Cómo los códigos de clasificación están determinados para su negocio y sus trabajadores.
  • Cómo se calculan sus primas.
  • Cómo prever el costos de sus primas en el futuro.

Las auditorías también aseguran que otros negocios en su industria no tengan una ventaja injusta como resultado de errores de clasificación o de asignación de primas de acuerdo a la nómina.

Durante una auditoría se revisarán las siguientes categorías de información:

  • Estado de propiedad/titularidad
  • Operación del negocio
  • Responsabilidades de los empleados
  • Pagos a subcontratistas.

Tipos de auditorías

Pinnacol conduce tres tipos de auditorías:

Auto-auditoría. Solo tiene que seguir paso a paso las instrucciones para que usted mismo lleve a cabo su auditoría, a su conveniencia. Las autoauditorias se pueden enviarse por correo a Pinnacol Assurance.

Auditoría en el lugar del negocio. Uno de nuestros auditores visitará el lugar de su empresa para llevar a cabo una auditoría en el sitio. Las auditorías en el lugar del negocio se completan por lo general en dos horas o menos.

Auditoría en nuestra oficina. Para esta auditoría se hace una cita en la oficina de Pinnacol. Llame al 303.361.4005 o al 1.800.873.7242 para pedir una cita.

Documentos que se debe tener listos

Para asegurar que una auditoría se complete rápidamente y sin problemas, tenga los siguientes documentos a mano:

Documentación sobre los empleados

  • Declaraciones de impuestos del seguro de desempleo (UITR, por sus siglas en inglés).
  • Declaraciones de impuestos federales (formulario 941 o 943, según sea el que usted presente).
  • Registros de nómina correspondientes al período auditado.
  • Registros de percepciones individuales.

Pagos a trabajadores fuera de la nómina

  • Registro detallado de los cheques y/o de los cheques cancelados.
  • Registro de los pagos en efectivo.

Documentación sobre los subcontratistas

  • Reportes que muestren los pagos a subcontratistas.
  • Pruebas del seguro de compensación laboral para subcontratistas.
  • Documentos que confirmen el estatus de independencia de los contratistas.

Cambios en la póliza

En los negocios, las situaciones cambian constantemente. Para poder manejar su póliza de compensación de trabajadores de manera adecuada, es importante que usted notifique inmediatamente a Pinnacol cuando ocurran ciertos cambios en su negocio. Las siguientes circunstancias pueden originar cambios en su póliza y en lo que es más importante: su prima.

Notifíquenos inmediatamente si…

Tiene cambios en el tipo de entidad de su empresa  — Los propietarios únicos, las asociaciones, las compañías de responsabilidad limitada y las corporaciones son vistas cada una de manera diferente bajo la Ley de Compensación Laboral. Dependiendo de su nuevo tipo de entidad, puede ser que necesite cobertura adicional o que tenga la opción de rechazar cobertura.

Cambios de propiedad — En cualquier caso, su póliza de compensación para trabajadores es un documento legal que debe mantenerse actualizado. Para aquellos que son propietarios de varios negocios, un cambio en el estado de sus propiedades puede permitirle combinar sus negocios con el propósito de clasificación. Una clasificación combinada algunas veces ayuda a reducir su prima total.

Cambios en el nombre de la compañía — Para efectos legales, toda la correspondencia de Pinnacol debe tener el nuevo nombre de su compañía. Esto evita confusiones cuando presente su prueba de seguro a terceros.

Fluctuaciones en la nómina — La cantidad de su nómina es uno de los principales factores que determinan su prima. Por favor avísenos si su negocio experimenta un aumento o reducción significativa en la nómina.

Cambios operacionales — Si usted agrega una línea de negocio, entra a un mercado nuevo o si incluso cierra una sucursal de su negocio, es muy posible que su prima cambie. El tipo de las operaciones de su negocio determina los códigos de clasificación usados para calcular su prima.

Proyectos fuera del estado — Si usted abre una operación o acepta un proyecto fuera del estado, incluso de manera temporal, por favor comuníquese con Pinnacol para revisar sus opciones. Cada estado tiene sus propias leyes de compensación de trabajadores que los empleadores deben cumplir.